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QRコードで基幹システムとkintoneをつなぎ、配送状況の可視化と紙業務削減を実現
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“ kinveni を活用した QRコード連携と情報の一元管理により、当初の課題であった配送状況の可視化と紙業務の削減の両立を実現し、現場に無理なく定着する最適な仕組みを整えることができました ”
企画業務室 室長 清水様
お客様紹介
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トライアン株式会社様は、長野県長野市を拠点に、鋼材をはじめ金属素材や建設資材の販売、鋼構造物の設計・施工、土木工事など多岐にわたる事業を展開する企業です。 本記事では、kinveni（キンビニ）の導入を主導された清水様に、kinveniシリーズ QR・バーコード読み取りを採用するに至った背景やシステムフロー、さらに導入後に得られた効果についてお話を伺いました。 |
1. 導入背景
見えない配送状況と紙中心の業務負担
Q：従来の配送管理では、どのような課題があったのでしょうか？
A：これまで配送状況をリアルタイムに把握する仕組みがなく、お客様から問い合わせが入るたびに配送を取り仕切る管理者へ確認したり、ドライバーへ直接電話をかけたりする運用が続いていました。しかし、ドライバーが運転中で連絡が取れない場面や、管理者が不在にしているタイミングもあり、状況をすぐに確認できないケースが多発していたことが課題となっていました。
さらに、近年はドライバーの安全管理や積み下ろし状況を企業として把握する必要性が高まっており、自社でも「配送状況を可視化する仕組みを整えるべき」という認識が強まっていました。GPSなどの専用機器も検討しましたが、求める要件に対して過剰であると判断し、既存の基幹システムとkintoneを活用した方法を模索することになりました。
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また、月間の配送重量や走行距離を掌握するため、従来は基幹システムから出力された紙の配送指示書をもとに、ドライバーがその日に運んだ量や距離を計算して紙の日報へ転記し、さらに事務員がその日報の内容をExcelに入力して集計するという、無駄な工数を重ねている状態でした。受注情報はすべて基幹システムに蓄積されているにもかかわらず、このような紙への転記とExcelへの入力という重複作業が発生していた点も、改善すべき課題として挙がっていました。
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▲ 従来の配送重量・走行距離の報告プロセス |
2. kinveni採用理由
最小限の設定で基幹システムと連携でき、現場運用にも高い適合性を発揮
Q：それでは、まずQRコードを活用した仕組みを検討するに至った背景を教えてください。
A：配送状況の見える化と紙業務の削減に向けて、kintone を活用した仕組みづくりを検討する中で、まず課題となったのは 「基幹システムに既に存在する情報を、ドライバーがkintoneへ二重入力するのでは意味がない」 という点でした。
そこで、基幹システムから発行される配送指示書にQRコードを付与し、ドライバーがiPadで読み取るだけでkintoneに必要な情報を登録できる仕組みを構想し、その運用を実現できるプラグインを探すことにしました。
API連携やCSV取り込みも検討しましたが、これらの方法では、先にすべての配送情報をkintoneに取り込んだ後、ドライバー自身がその中から自分の担当分を探し当てる作業が生じてしまいます。高齢のドライバーも在籍していることを踏まえると、毎日kintone上で一つ一つ検索して自分の担当するレコードを特定する作業は負担が大きく、忙しい現場への定着も難しいと判断しました。
その点、QRコードであれば、ドライバーは自分の配送指示書を読み取るだけでよく、kintoneには自動的にその日のレコードが作成されます。誰にでも分かりやすい、現場にとって負担の少ない方法だと考えました。
Q：数ある製品の中で、kinveniを採用された決め手は何ですか？
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A：こうした運用を実現できるプラグインとして最も適していたのが、kinveniシリーズのQR・バーコード読み取りでした。
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また、kinveniの操作性が非常にスムーズだったことも採用理由の一つです。iPadでドライバーごとに配られた配送指示書の QRコードを読み取ると、配送レコードが即座に作成されるため、迷うことなく次の配送予定の設定へと進めます。ITに不慣れなスタッフでも直感的に扱える操作感で、想定していた業務フローをそのまま現場に落とし込めると感じました。
さらに、kinveni は QRコードに含まれる情報をもとにレコードを自動生成できるだけでなく、QRコード内にない情報も読み取り後に追加入力させる設定が可能です。こうした柔軟な仕組みにより、ドライバーごとに必要な情報を確実に記録でき、自社の運用ニーズにも合致していました。
3. 解決方法
kinveniを活用した記録業務のデジタル化と現場負担の最小化を実現
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Q：kinveniを使って、どのような仕組みを構築しましたか？ A：基幹システムから発行される配送指示書にQRコードを付与し、ドライバーが自身の配送指示書を iPadで読み取り、その日の配送レコードをkintone上に作成する仕組みを構築しました。
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▲ kinveni導入後の配送管理プロセス |
また、これまで紙で行っていた重量計算や走行距離の記録もkintoneに集約しました。
走行距離については、出発前と帰社時のメーター値を入力するだけで自動計算されるようにし、計算の手間や日報の手書き作業をなくしています。
ドライバーの操作は、QRコード読み取り後のドライバー名の選択、カレンダー上での予定の作成、メーター値の入力、配送完了ボタンのみとし、現場の負担を最小限に抑えた運用に仕上げました。
4. 導入効果
配送状況の可視化と紙業務削減で実現した業務改善
Q：kinveni導入後、どのような効果を感じていますか？
A：kinveni を活用したQRコード連携により、配送状況の管理は大きく改善されました。
特に、配送状況をリアルタイムで把握できるようになった点は大きな変化です。これまでは、問い合わせがあるたびに管理者やドライバーへ個別に確認する必要がありましたが、現在は kintone 上でおおよその状況をすぐに確認できるため、到着予定に関するお客様からの問い合わせにも正確に回答できるようになりました。
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また、kintone上で情報を一元管理できるようになったことで、紙中心だった業務を大幅に削減できました。従来は、帰社後に紙の配送指示書を見ながら日報へ重量などの情報を転記し、走行距離もその都度計算して手書きで記録していました。 その結果、ドライバーが帰社後に毎日30分ほどかけていた日報作成が不要となり、現場の負担は大幅に軽減されました。
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※ QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です
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