株式会社ネット・フレンズ様

kinveniで仕事量と案件スケジュールを可視化し、業務負荷の偏り防止と進行管理の改善を実現 会社名 株式会社ネット・フレンズ URL https://www.net-friends.co.jp/ 事業内容 西三河エリアを中心に、情報誌発行からWeb制作・印刷物制作・ポータルサイト運営までを一貫して担う広告・制作サービスを提供

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“タスクボードとガントチャートを組み合わせて運用したことで、デザイナーごとの仕事量と案件スケジュールの可視化が実現しました”

制作部デザイナー 大屋様

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お客様紹介

株式会社ネット・フレンズ様は、愛知県豊田市を拠点に、地域密着型の情報誌発行・Web制作・印刷物制作を中心に事業を展開されている企業です。 創刊20年以上の歴史を持つフリーペーパー「chaoo」や地域情報誌「ぶらりん」などの制作を通じて、西三河エリアの店舗や企業の情報発信を支える存在として、地域に根ざしたメディア運営を行われています。 本記事では、kinveniシリーズの運用を主導されている制作部デザイナーの大屋様に、タスクボードとガントチャートを活用した業務改善の取り組みについてお話を伺いました。

1. 導入背景

見えづらい個々の仕事量と案件スケジュールを可視化し、負荷の偏りをなくしたい

Q：従来の管理方法の中でどのような課題がありましたか？

A：制作部では、デザイナーごとに抱えている案件の量や進行状況を部門全体で把握しづらい状況が続いていました。
案件ごとに紙の進行表を使って管理していたため、担当営業とデザイナーの二者間では状況を共有できるものの、他のメンバーには情報が届かず、誰がどれだけの案件を抱えているのか、どの時期に作業が集中するのかを一覧で確認することができませんでした。

新しい案件を割り振る役割は私が担っており、割り振りの際はデザイナーとの日々のコミュニケーションを頼りに判断するしかなく、誰がどれだけの案件を抱えているのかを客観的に把握できる材料が不足していたことが大きな課題でした。
その一方で、小さな案件については、「わざわざ誰かに割り当てるほどでもない」という気持ちから自分で対応することが増え、気づけば10件以上の小案件が積み重なり、自分に負荷が集中してしまう場面もありました。
また、営業側からは制作部の状況が見えづらく、スケジュール調整が噛み合わないことも課題となっていました。

こうした背景から、デザイナーごとの仕事量と案件スケジュールを可視化し、負荷の偏りをなくす仕組みを整えたいという思いが高まり、kinveniシリーズの導入を検討することになりました。

2. 解決方法

タスクボード×ガントチャートで、制作部の“2軸”を見える化

Q：これまでの課題をkinveniシリーズでどのように解決しましたか？

A：デザイナーごとの仕事量を把握する「デザイナー軸」と、案件ごとのスケジュールを可視化する「案件軸」の両方を見える化したいという目的から、kinveniシリーズのタスクボードとガントチャートを連携させたアプリを構築しました。

まずタスクボードでは、デザイナーごとの仕事量と進行状況を一覧で確認できるようにしました。 縦のレーンにはデザイナーごとに割り当てられた案件カードが並び、誰がどれだけ・どの案件を抱えているのかを視覚的に把握できます。 作業が完了した際には各デザイナーがステータスを更新し、カードは「完了」レーンへ移動します。 あわせて工数や完了日時を記録する運用とし、対応履歴がkintone上に蓄積される仕組みを整えました。	▲ タスクボードを活用したアプリ画面
続いてガントチャートでは、案件ごとの作業期間・納期・進捗を時系列で表示し、制作部内の案件スケジュールを俯瞰できるようにしました。 複数の案件がどの時期に重なるのかを一目で把握できるため、制作部全体のスケジュールの流れや繁忙期を捉えやすい構成としています。 このように、「デザイナーの負荷状況」と「案件のスケジュール」という異なる視点を同時に確認できる仕組みを構築したことで、制作部全体の状況を一元的に把握できる環境が実現しました。	▲ ガントチャートを活用したアプリ画面

3. 導入効果

仕事量と案件スケジュールの可視化により、進行管理と負荷調整を改善

Q：kinveni導入後は、どのような効果を感じていますか？

A：タスクボードとガントチャートを組み合わせて運用したことで、デザイナーごとの仕事量と案件スケジュールの可視化が実現しました。

まずタスクボードにより、デザイナーごとの仕事量と進行状況をひと目で把握できるようになりました。これまでは、個別に状況を確認する必要がありましたが、kintone上で情報が一元化されたことで、確認の手間がなくなり、必要な情報をすぐに見られるようになりました。
新規案件の割り振り時には、タスクボード上でデザイナーの負荷状況を確認できるようになったことで、割り振り判断の精度が向上し、負荷の偏りが生まれにくくなりました。

また、ガントチャートによって、案件ごとの作業期間・納期・進捗が時系列で可視化されました。複数案件の重なりや繁忙期を事前に把握できるようになり、制作部全体のスケジュール調整がしやすくなったことも大きな変化です。

さらに、これまでは進捗管理がメモやGoogleカレンダーなどデザイナーごとにバラバラでしたが、タスクボード上での管理に統一されたことで記録の粒度が揃い、進行状況をより高い解像度で把握できるようになりました。効果の数値化はこれからですが、制作部の状況を一元的に確認できる "共有の情報基盤" が整ったことは大きな成果です。 特に当初の目的であったデザイナーごとの仕事量と案件スケジュールの可視化が実現したことで、進行管理の精度向上や情報確認の手間削減、繁忙期の先読み、負荷の偏り防止など、業務品質向上につながる改善が生まれています。

4. 今後の展望

制作部での運用強化と、他部署への展開

Q：今後、kinveniをどのように活用していきたいですか？

A：制作部では、今回構築した仕組みをさらに活用し、案件の割り振りや業務量の調整、進行管理により効果的に生かしていきたいと考えています。
また、この運用を制作部内でしっかり定着させ、メンバー全員が制作部全体の状況を共通認識として持てる環境づくりを進めていく予定です。

将来的には、案件に関わる他部署にも展開し、部門を超えて進行状況や制作部の負荷を確認できる体制を整えることで、よりスムーズな連携と円滑な案件進行につながる運用を目指していきたいです。

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CIS担当者のコメント

ネット・フレンズ様は、制作部全体の業務状況を共有できる環境づくりを通じて、円滑な案件進行と組織力向上に取り組まれています。 今回作成されたガントチャートが、将来的には部門を超えた情報共有や連携強化につながり、さらなる成長を支える基盤となることを期待しています。 今後もより良い業務環境づくりに向けてお客様と伴走してまいります。

第三営業部 営業　藤原